Automatisation

Les automatisations permettent de déclencher automatiquement des actions dans Strat monitor lorsqu’un événement métier se produit, sans intervention manuelle.

Certaines actions répétitives ou critiques (mettre à jour un statut, valider un indicateur, relancer une saisie en retard...) exposent à des oublis, des retards et des pratiques hétérogènes quand elles sont faites à la main.

Une automatisation sécurise ce type de processus en se déclenchant automatiquement sur un événement défini.

Une automatisation se construit autour de trois blocs :

• Quand (le déclencheur) : l’événement qui démarre l’automatisation.
• Si (les conditions, facultatives) : un ou plusieurs filtres qui affinent le déclenchement.
• Alors (l’effet) : l’action déclenchée automatiquement.

Déclencheurs disponibles

Depuis le bouton Ajouter un déclencheur du constructeur, une automatisation peut se déclencher sur :

• Valeur d’attribut modifiée
• Rattachement à une hiérarchie
• Utilisateur assigné au rôle

Conditions disponibles

Les conditions permettent d’affiner le déclenchement en ajoutant un ou plusieurs critères que la situation doit respecter avant que l’effet ne s’applique.

Vous pouvez comparer une valeur (égalité, différence, comparaison numérique) ou une date, y compris de façon relative (par exemple “10 jours avant la date de fin”), puis combiner plusieurs conditions avec ET ou OU.

Effets disponibles

Une fois le déclencheur (et les conditions) vérifiés, une ou plusieurs de ces actions peuvent être ajoutées depuis le bouton Ajouter un effet :

• Mettre à jour une valeur d’attribut
• Assigner un utilisateur à un rôle
• Appliquer un modèle
• Créer une tâche
• Publier un commentaire

Les automatisations qui s’appliquent à l’ensemble d’une population d’objets (par exemple tous les plans d’un module donné), plutôt qu’à un objet unique, sont gérées depuis Administration > Automatisations.

Cet écran centralise l’ensemble des automatisations de la plateforme, qu’elles soient rattachées à un objet précis ou à une population entière. Consultez la section Gérer les automatisations - Gérer la liste des automatisations pour le détail.

Créer, modifier et gérer une automatisation

Créer une automatisation

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Droits requis :

• Créer une automatisation et selon vos besoins :

• Consulter une action et Modifier une action

• Consulter un programme ou un plan ou Modifier un programme ou un plan

Pour créer une automatisation portant sur une population d’objets, ces droits doivent être détenus de manière globale.

1. Cliquer sur Administration > Automatisations ou cliquer sur l’onglet Automatisations de votre programme, plan ou action.
2. Cliquer sur Créer une automatisation.

Le formulaire “Nouvelle automatisation” s’ouvre.

3. Choisir un module (Programme, Plan ou Action).
4. Sélectionner l’objet ou la population concernée dans le champ Où ou ajouter un critère de filtre pour cibler une population d’objets plutôt qu’un objet unique.

Le nombre d’objets concernés se met à jour automatiquement, sous la forme “Périmètre de l’automatisation (X objet(s) concerné(s))”.

5. Renseigner le Libellé de l’automatisation, ou laisser vide et le modifier ensuite.
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Le libellé de l’automatisation se génère automatiquement à partir du déclencheur, des conditions et des effets configurés. Les éléments que vous avez choisis apparaissent en gras et les mots de liaison (Si, alors, est, au rôle…) restent en texte normal.

6. Cliquer sur Ajouter un déclencheur et choisir l’événement qui doit lancer l’automatisation.

Déclencheurs disponibles

Depuis le bouton Ajouter un déclencheur du constructeur, une automatisation peut se déclencher sur :

• Valeur d’attribut modifiée
• Rattachement à une hiérarchie
• Utilisateur assigné au rôle
7. Ajouter une ou plusieurs conditions si nécessaire, avec Ajouter une condition (facultatif).

Conditions disponibles

Les conditions permettent d’affiner le déclenchement en ajoutant un ou plusieurs critères que la situation doit respecter avant que l’effet ne s’applique.

Vous pouvez comparer une valeur (égalité, différence, comparaison numérique) ou une date, y compris de façon relative (par exemple “10 jours avant la date de fin”), puis combiner plusieurs conditions avec ET ou OU.

8. Cliquer sur Ajouter un effet et choisir l’action à exécuter automatiquement.

Effets disponibles

Une fois le déclencheur (et les conditions) vérifiés, une ou plusieurs de ces actions peuvent être ajoutées depuis le bouton Ajouter un effet :

• Mettre à jour une valeur d’attribut
• Assigner un utilisateur à un rôle
• Appliquer un modèle
• Créer une tâche
• Publier un commentaire
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Quand une automatisation comporte plusieurs effets, ils s’exécutent dans l’ordre où vous les avez configurés. Si l’un des effets échoue, les effets suivants s’exécutent quand même : l’échec d’un effet n’empêche pas les autres de s’appliquer.

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Un déclencheur et au moins un effet sont obligatoires pour pouvoir enregistrer.

9. Cliquer sur Enregistrer.

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L’automatisation est créée avec un statut actif. Une fois enregistrée, l’automatisation s’applique dès le prochain événement correspondant.

Modifier une automatisation

1. Cliquer sur Administration > Automatisations.
2. Cliquer sur l’automatisation à modifier.

Le détail de l’automatisation s’ouvre, avec le périmètre et le constructeur déjà renseignés.

3. Modifier le déclencheur, les conditions ou les effets selon le besoin.
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Note : les modifications ne s’appliquent qu’aux déclenchements futurs. Les exécutions déjà en cours ou déjà passées ne sont pas affectées.

4. Cliquer sur Enregistrer.

Activer ou désactiver une automatisation

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Droits requis : Modifier une automatisation de manière globale, ainsi que le droit de modification sur les objets concernés.

1. Cliquer sur Administration > Automatisations.
2. Cliquer sur l’interrupteur Activé correspondant à l’automatisation souhaitée.

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L’automatisation cesse immédiatement de se déclencher si elle est désactivée, sans être supprimée. Elle peut être réactivée à tout moment.

Supprimer une automatisation

1. Cliquer sur Administration > Automatisations.
2. Cliquer sur le Menu contextuel à droite de l’automatisation concernée, puis sur Supprimer.

Une fenêtre de confirmation s’affiche alors.


3. Cliquer à nouveau sur Supprimer.

Consulter une automatisation

Vous pouvez consulter une automatisation même si vous ne l’avez pas créée, dès lors que vous disposez de ces deux droits. Les automatisations s’exécutent en arrière-plan, indépendamment des droits de la personne qui a déclenché l’événement.

Consulter le journal d’exécution

Chaque déclenchement d’une automatisation est enregistré dans un journal d’exécution, accessible via le bouton Journal d’exécution situé en haut de la liste des automatisations de la plateforme.

Il est également possible de voir le détail du Journal d’exécution pour une automatisation en particulier :

1. Cliquer sur le Menu contextuel de l’automatisation à droite de la ligne.
2. Cliquer sur Journal d’exécution.

Journal d’exécution

Pour chaque exécution, le journal indique la date et l’heure, l’objet concerné, le créateur de l’automatisation, l’utilisateur à l’origine du déclenchement, et le statut global :

Succès : Tous les effets configurés se sont exécutés sans erreur

Exécution complète.

Partiel : Au moins un effet a réussi, au moins un autre a échoué

Exécution partielle.

Ignorée : L’exécution a été automatiquement interrompue car elle formait une boucle avec une ou plusieurs autres automatisations.

Exécution ignorée (boucle d'automatisations détectée).

Échec : Aucun effet n’a pu s’exécuter.

L'exécution a rencontré un problème.

Gérer la liste des automatisations

Voici les actions possibles depuis la liste :

Journal d’exécution

Pour chaque exécution, le journal indique la date et l’heure, l’objet concerné, le créateur de l’automatisation, l’utilisateur à l’origine du déclenchement, et le statut global :

Succès : Tous les effets configurés se sont exécutés sans erreur

Exécution complète.

Partiel : Au moins un effet a réussi, au moins un autre a échoué

Exécution partielle.

Ignorée : L’exécution a été automatiquement interrompue car elle formait une boucle avec une ou plusieurs autres automatisations.

Exécution ignorée (boucle d'automatisations détectée).

Échec : Aucun effet n’a pu s’exécuter.

L'exécution a rencontré un problème.

Gérer les colonnes Permet d’ajouter ou de retirer de nouvelles colonnes dans la liste. Les colonnes que l’on peut afficher sont les plans et programmes parents, les plans/actions liés, les niveaux hiérarchiques Hiérarchies, les rôles Rôles ainsi que les attributs paramétrés comme critères de recherche (météo, avancement, statut..).

Pour les actions :Attributs d’actions

Pour les indicateurs : Attributs d’indicateurs

Pour les programmes/plans : Attributs de programmes et de plans

Pour les campagnes : Attributs de campagnes

Il est possible de rechercher facilement une colonne à afficher. Deux choix sont possibles pour changer l’affichage :

• Modifier l’affichage pour modifier l’affichage sélectionné. Chaque personne utilisant cet affichage verra donc les modifications apportées.
• Créer un nouvel affichage afin de distinguer ce nouvel affichage des autres. Il vous suffit de lui donner un nom, et de définir si cet affichage sera public (tout le monde peut sélectionner cet affichage) ou non (vous seul pourrez voir cet affichage).

Bonnes pratiques

• Vérifiez régulièrement le journal d’exécution des automatisations sensibles pour vous assurer qu’elles se déclenchent comme prévu.
• Évitez de faire se répondre plusieurs automatisations entre elles sur les mêmes objets : cela peut créer une boucle. La plateforme détecte ces boucles et interrompt automatiquement l’exécution concernée (statut Ignorée dans le journal), mais il est préférable de concevoir vos automatisations pour éviter ce cas.
• Avant de désactiver ou de modifier une automatisation utilisée par d’autres personnes, vérifiez avec elles l’impact du changement.

Questions fréquentes